レターパックは、全国どこでも同一料金で利用できる非常に便利な郵便サービスです。
コストパフォーマンスに優れており、書類や小型の荷物を送る際に広く利用されています。
ただし、差出人情報欄に印刷されている「様」の扱いについて疑問を持つ方も多いかと思います。
ビジネスシーンにおいては、この「様」を削除することがエチケットとして求められます。
この記事では、レターパックにおける「様」の削除理由とその方法について詳しくご紹介します。
また、個人利用とビジネス利用のそれぞれのシチュエーションでの正しい使用法や、郵便マナーについても解説します。
これらの情報を活用し、相手に敬意を表しながら円滑なコミュニケーションを目指しましょう。
なぜレターパックの敬称「様」を削除するのか？
レターパックにおける差出人と受取人の名前の後には「様」という敬称が標準で印刷されています。
これは、郵便局が送り手と受け取り手双方を尊重するための方針によるものです。
その結果、名前に「様」が付けられた状態でデザインされています。
しかし、ビジネスの場では、差出人の名前に「様」が付いていると、違和感を感じる場合があります。
送り手が自己に敬称を用いることは、受取人にとって不自然に映る可能性があります。
そのため、ビジネス文書を送る際には、差出人名の「様」を削除するのが一般的なマナーとされています。
ビジネス文書における「様」の削除の重要性
ビジネスの場では、相手に対する敬意を示すことが非常に重要です。
送付する書類や物品の見た目や細部に対する配慮は、企業間の信頼関係を築くきっかけとなります。
差出人名に「様」が残っていると、相手は「この会社は基本的なマナーを欠いている」と感じる可能性があります。
一方で、「様」を適切に削除することで、受け取る側にプロフェッショナルな意識や丁寧な姿勢を示すことができます。
このような細やかな配慮は、日本のビジネス文化において特に重視され、取引先との円滑なコミュニケーションを支える基盤になります。
個人利用における敬称「様」の柔軟な扱い
個人間でのやり取りでは、ビジネスほど厳密なルールはありません。
友人や家族に送る際など、気軽な交流では、差出人の「様」をそのまま残しても問題ないことが多いです。
しかし、敬称を適切に削除することで、相手への配慮を表現することができます。
例えば、プレゼントや手紙を同封する際に差出人名の「様」を消すことで、より丁寧な印象を与えることができます。
このような小さな配慮が、受け取る人に好印象を与え、人間関係を築くのに役立つことがあります。
「様」を削除する方法と注意点
レターパックの差出人欄に印刷されている「様」を削除する際の方法を以下に示します。
定規を使って直線的な二重線を引くことにより、整った見た目を保ち、清潔感のある印象を与えることができます。
縦・横・斜めどの方向でも問題ありませんが、文書の全体的なデザインを考慮することが重要です。
線を引く際に、文字が読みにくくならないように注意してください。
特にビジネス文書においては、細部にまで注意を払うことが全体の印象を左右します。
不自然な削除跡が残らないように、整然とした仕上がりを目指しましょう。
「様」以外の敬称の正しい扱い方
レターパックの記載欄には、「おところ」や「ご依頼主」などの敬称も見られます。
ビジネス文書を利用する場合、これらの敬称も削除するのが一般的です。
「様」と同じく、黒いペンで二重線を引いて消去するのが標準的な方法です。
住所や氏名は、正式な形式で記載することが推奨されており、郵便物の信頼性を高めるためには、正確な情報の記載が不可欠です。
宛名の「様」を「御中」に変更する方法
宛先が企業や部署の場合は、「様」ではなく「御中」を使用することが適切です。
印刷されている「様」を黒いペンで二重線を引いて消し、その横に「御中」を追記してください。
| 宛名の種類 | 正しい書き方 | 誤った書き方 |
| 部署宛 | ◯◯株式会社 ◯◯部 御中 | ◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯様 御中 |
| 個人宛 | ◯◯株式会社 ◯◯様 | ◯◯株式会社 ◯◯様 御中 |
これにより、相手に適切な敬意を示し、誤用を避けることができます。
返信用レターパックの準備方法
ビジネス文書を送る際、返信がスムーズに行われるよう、返信用レターパックを同封することが効果的です。
返信用レターパックの準備手順は以下の通りです。
1. 自分の住所、名前、電話番号を正確に記載することが重要です。
2. 差出人名の後には通常の「様」ではなく、「行」を用います。
3. 宛名部分が外側に見えるようにレターパックを折りたたみ、荷物と一緒に同封します。
これらの準備を行うことで、相手が返信しやすい環境を整えることができます。
レターパックの種類とその使い分け
レターパックには、以下の2種類があります。
このタイプは厚さ3cmまで収容可能で、郵便受けに投函されます。直接配達され、料金は430円です。
このタイプは厚さ制限がなく、受取時に対面での署名が必要です。料金は600円です。
送る内容や目的に応じて、これらのレターパックの中から最適なものを選ぶことで、コストを抑えつつ効率的に物を送ることが可能です。
まとめ
レターパックを利用する際に敬称「様」を削除する理由と方法について詳しく解説しました。
レターパックは利便性が高く、全国一律の料金で利用できるため、書類や小型の荷物を送る際に非常に便利です。
しかし、ビジネスシーンでは差出人情報欄に印刷されている「様」を削除することがマナーとして求められます。
これは、送り手自身に敬称を用いることが受け取り手にとって不自然に感じられるためです。
また、個人利用の場合は比較的柔軟に扱えますが、心遣いを示すために敬称を適切に削除することも大切です。
敬称を削除する方法としては、黒いペンで直線的な二重線を引くことが一般的です。
この際、文書全体のデザインを考慮し、文字が読みにくくならないように注意が必要です。
これらのポイントを押さえることで、スムーズなコミュニケーションと相手への適切な敬意を示すことができます。
